Reglamento de Exhibición


Instituto

  • El término Instituto utilizado en este documento, se refiere al Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, sus oficinas o empleados que lo representan en la administración del III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias

Coordinador General

  • El Coordinador General representa en todos los casos al Instituto ante el Exhibidor y es la persona encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones del III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias.

Admisión de Exhibidores

  • El Instituto se reserva el derecho de aceptar la participación de cualquier compañía, producto o servicio.

Representante del Exhibidor

  • Cada Exhibidor deberá designar a un representante ante el Instituto. El Exhibidor acepta y reconoce como válida, cualquier gestión, solicitud o contrato que su representante realice en su nombre.

Responsabilidades

  • El Instituto no se responsabiliza por los daños ocasionados por actos que estuvieran fuera del control y previsión del III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias, como terrorismo, vandalismo, desastres naturales; por la pérdida o daños causados a muestras, equipos, herramientas y material de decoración del Exhibidor; por los accidentes que pudiera sufrir el personal propio o contratado, ni por los daños que los bienes del Exhibidor pudieran causar a terceros, por lo que se requerirá que el Exhibidor contrate un seguro que cubra todos estos riesgos. El Exhibidor será responsable por cualquier daño o perjuicio que cause a las instalaciones de la Universidad Nacional Agraria La Molina. Los daños que pudieran ocurrir serán tasados por el Instituto y pagados por el Exhibidor antes de retirar su mercadería.

Subarriendo

  • El Exhibidor no podrá subarrendar parcial ni totalmente, el área contratada. El incumplimiento de esta cláusula dará lugar a la cancelación automática del contrato y a la devolución del stand al Instituto sin reembolso alguno.

Inscripciones Libres

  • El Contrato de Participación da derecho a una inscripción a las Conferencias por stand. Dos inscripciones con acceso Solo a la Expoferia por stand y 20 tarjetas de invitación a la Expoferia, la misma que tiene validez para un solo ingreso.

Exhibición de las Muestras

  • La exhibición de equipos en funcionamiento y muestras será autorizada solo si éstos no representan peligro o incomodidad para los participantes o instalaciones. No se permitirá el uso de equipos de amplificación de sonido, excepto para presentaciones audiovisuales, en cuyo caso el volumen no deberá interferir con el normal desenvolvimiento de III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias.

Características de los Stands

  • El III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias ofrece stands con una decoración básica. Las medidas de cada stand es de 3.00 m. ancho x 2.00 m. fondo x 2.48 m. alto. Las paredes son de melamine color blanco, cuentan con un friso curvo en la parte frontal de 1.83m de frente x 0.38m de alto, en él se colocará el nombre del Exhibidor. El piso es de césped. La iluminación cuenta con 3 braquetes con focos de 60 w. cada uno (luz blanca) y un tomacorriente doble con cable vulcanizado. El exhibidor podrá consumir energía eléctrica hasta 400 watts por stand libre de costo.

Diseños Propios

  • Toda modificación al diseño original del stand deberá ser aprobada por el III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias. El nuevo diseño deberá respetar la armonía general del evento por lo que deberá ser presentado al III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias hasta el 15 de julio de 2016. No está permitido clavar, pintar ni exceder las dimensiones establecidas. Cualquier modificación correrá por cuenta del Exhibidor.

Decoración

  • La decoración de los stands es responsabilidad de El Exhibidor; sin embargo el Instituto tendrá autoridad y facultad de discernimiento al respecto, pudiendo ordenar, si lo considerara necesario, el reemplazo, reubicación o nueva decoración del stand a costo del Exhibidor, sin requerir autorización previa del mismo.

Ingreso de Personal

  • El personal del Exhibidor así como sus contratistas, deberán estar debidamente identificados con su DNI y ser mayores de edad, para el ingreso a la sede del III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias, tanto en los períodos de montaje y desmontaje como durante el evento, para lo cual el exhibidor deberá enviar al Instituto a más tardar el 1º de agosto, la relación de las personas que estarán a cargo del montaje y desmontaje de su stand, indicando el número de DNI, caso contrario no podrá ingresar.
    Durante la exhibición, el ingreso peatonal será por la puerta N°1 de la Universidad Nacional Agraria La Molina, ubicada en la Av. La Molina.

Montaje

  • La exhibición se realizará en los jardines de la UNALM ubicados entre las avenidas Presidente López de Romaña y Julio Guadrón, los cuales se encuentran cerca de la puerta peatonal puerta N°1 de la Universidad Nacional Agraria La Molina, frente al auditorio principal.
  • El ingreso y retiro de estructuras deberá hacerse por el ingreso vehicular, de la puerta principal de la Universidad Nacional Agraria La Molina
  • El material de decoración y promocional de los exhibidores será admitido en el recinto, acompañado de una Guía de Ingreso emitida por triplicado por el Exhibidor.
    La guía será visada por el Responsable de Seguridad que disponga la organización. Todo exhibidor así como los contratistas, deberán ingresar contando con los materiales de seguridad recomendados para el tipo de actividad que realicen, de ser necesario, presentar la Póliza de Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
  • De contar con diseño propio, las tareas de construcción y/o armado de estructuras deberán realizarse el lunes 15 y martes 16 de agosto (de 08:30 – 18:00 hrs). En el caso que no cuente con un diseño propio y por ende no requiera de armado de estructuras y solo decoración del stand, el mismo se podrá realizar el martes 16 de agosto (de 08:30 – 18:00 hrs).
  • No se permitirán trabajos de acondicionamiento durante las horas de exhibición. El Exhibidor que no haya concluido, podrá continuar sólo después del cierre (previa coordinación con el Instituto). Todos los stands deberán mantenerse montados hasta el final de la exhibición, quedando prohibido el retiro de cualquier producto exhibido, con anterioridad.

Distribución de Material Promocional

  • La distribución de material promocional deberá realizarse dentro del stand del Exhibidor.

Desmontaje de Instalaciones

  • Todas las muestras deberán haber sido retiradas a más tardar el 19 de agosto de 14:30hrs a 18:30 horas. Puerta peatonal por la puerta N°1 de la Universidad Nacional Agraria La Molina. Puerta vehicular por la puerta principal de la Universidad Nacional Agraria La Molina.

Servicios de III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias

  • El IIMP proveerá los siguientes servicios a todos los exhibidores:
    • Energía eléctrica. La energía eléctrica es monofásica, incluye tomacorriente doble de 250 watts. Si el Exhibidor requiriera de mayor energía que proporcionada (400 watts), deberá indicarlo antes del 22 de julio. El III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias evaluará su factibilidad y le hará llegar el presupuesto de costo adicional para su cancelación inmediata. Si el Exhibidor no comunicara su requerimiento de energía adicional hasta la fecha indicada, se asumirá que está conforme con la energía ofrecida, no pudiendo exceder el consumo establecido.
    • Muebles. Los stands vienen equipados con una mesa circular de 0.60 m de diámetro x 0.80m de alto, dos sillas con base cromada y una credenza individual con puerta con llave.
      El alquiler de otros elementos es potestad del exhibidor.
    • Vigilancia. Se ha contratado una Empresa de Vigilancia que tendrá a su cargo la seguridad general del recinto durante las 24 horas.
    • Limpieza. La limpieza de los stands y zonas de circulación estará a cargo de III Congreso Internacional de Relaciones Comunitarias en el horario de 10:00 hrs. y 15:00 hrs.
    • Internet. Se brindará a cada responsable del stand, una contraseña para poder acceder a internet. El uso de la línea es limitado, por lo que se recomienda no hacer descargas de archivos pesados. Esta contraseña es de uso exclusivo para su stand.

Cronograma

  • Viernes 15 de Julio. Fecha límite para enviar el Diseño Propio de su stand en caso vayan a realizarlo.
  • Viernes 22 de Julio. Fecha límite para solicitar, en caso requiera, mayor electricidad que la otorgada por la Organización, que es de 400watts por stand.
  • Viernes 1 de Agosto. Fecha límite para la cancelación de los stands. A partir de esta fecha los Contratos de Participación se recibirán con la cancelación del valor total.
  • Lunes 8 de Agosto. Fecha límite para solicitar alquiler de mobiliario.
  • Lunes 15 de Agosto. Montaje de stands con estructura – Diseño Propio
  • Lunes 16 de Agosto. Decoración de stands de 08:30 - 18:00 hrs.
  • Inauguración de Exhibición
    Lunes 16 de Agosto.Corte de cinta: 11:30 hrs.
  • Horario de Exhibición
    Miércoles 17 de Agosto 10:00 - 18:30 hrs.
  • Jueves 18 de Agosto 08:30 - 18:00 hrs.
    Viernes 19 de Agosto 08:30 - 14:00 hrs.
  • Desmontaje
    Viernes 19 de Agosto 14:30 – 18:00 hrs
    Término de desmontaje y retiro mercadería

Exhibición




Stands Reservados
01 IIMP
03 Consorcio JM S.AC.
04 Municipalidad de Caylloma
14 Liplata
15 Cía. Minera Poderosa
16 UNALM
18 Pan American Silver
19 SENACE
20 MINEM
21 Los Andes de Cajamarca
22-23 Milpo
24 Poch Perú
25 Ingemmet
26-29 Hudbay
27 Minsur
28 Cerro Verde
30 Barrick
31 Sustainet
33 H3 International Network
34-35 Petroperu S.A.
37 Amautas Mineros

 

 




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Av. La Molina s/n, La Molina, Lima - PERÚ



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